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盘点现金时账实不符如何处理

时间:2018-08-23    作者:吴博士    来源:未知

在企业现金管理中,对于出纳员所经管的现金,要求其实际结余额与账面余额相符。否则,就是库存现金现金盈余或亏损。但在实际工作中,现金收付后,并不是马上就登记现金账(尤其是“现金”总账,很多情况下是几天登记一次)。所以,在资金运动的某一时点上,现金实存数与现金账面结余额往往不一致,而这样并不一定就表示为库存现金盈余或亏损。

真正的现金盈亏是对现金账面进行调整后,现金账实仍然不符所表现的差额。现金盈余一般属于会计错误,而现金亏损可能是会计错误,也可能是会计舞弊。属于会计错误的现金盈余和亏损,一般是由于出纳员或有关人员在收付现金时,由于工作疏忽多收少付或少收多付造成的,特别是在大额收付现金时。比如每月发放工资、奖金以及扣款时,发生这种错误的可能性更大。当然,有时也有可能是由于登错现金日记账或总账造成的。

对于会计舞弊,一般而言,贪污分子或舞弊人员都采用隐蔽性高、欺诈性强的手段达到贪污现金或挪用公款的目的,而且作案手段各异,奥妙无穷。对于由于会计舞弊而出现的现金短款,一般仅通过常规的会计检查,如账账、账实核对等方式很难发现问题。这时,应采用其他方法。如明查暗访,检查可疑人员的收支状况,并对有关情况予以查证等。

挪用公款是现金舞弊的常见形态,如果舞弊人员直接挪用现金,即直接从金库或保险箱中拿走现金并且不作其他会计处理,那么在采用突击检查时,就可直接发现账存额大于实存额,即为库存现金亏损,这时就可定性为挪用现金。但如果舞弊分子采用“账外账”的方式,即另设一本现金日记账和总账,现金收支采用两套账的方式进行,而明处的账金额很少,暗处的账金额很大。这样采用常规的会计检查很难发现问题,特别是在领导授权下集体舞弊时,问题就更难查清。而这种情况在当前的集体企业、私营企业、乡镇企业、承包租赁企业等时有发生,且尤以私营企业为甚。面对这种会计舞弊,审查人员应充分发动群众,相信“没有不透风的墙”的古训,在运用查证程序的基础上,发现可疑线索,进行综合分析、判断、推理,去粗取精,去伪存真,顺藤摸瓜,最终搞个水落石出,真相大白,使造假舞弊分子得到应有的惩罚。

在查现金账时,对于现金盈亏错弊的线索发现及进一步查证,一般是通过盘存现金,进行账实核对,调查分析有关可疑情况来实现的。对于有关部门或人员所经管的备用现金,可以根据会计部门“备用金”或“其他应收款——备用金”账所记录的结余额与有关部门或人员(一般是零星采购部门或收购农副产品的部门或人员)所实际经管的现金余额及尚未报账的发票、收据,在调整后通过核对,便可查证有无盈亏现象及具体金额,然后再调整分析造成问题的原因。在实际检查中,现金盈亏主要出在出纳员所经管的库存现金这一环节。

下面着重叙述现金账实不符的一般查证程序和方法:

1、确定盘点工作人员

在对库存现金盘点以前,首先应确定参加盘点工作的人员,即要有完善的组织措施。这是现金盘点真实可靠的有力保障。同时,要有严格的纪律和健全的控制手续。一般应组成包括查证人员、出纳员、被查单位的会计主管人员或单位负责人及其他有关人员在内的检查小组。在检查工作中,尤其是盘存现金时,检查小组的所有人员都必须在场,不得由他人随意代替,尤其是出纳不得由他人代替。如果出纳人员因公、因事、因病不能参加盘点,应由企业主管部门指定专人参加。凡涉及到刑事案件时,还应有公安部门及有关单位派人参加。

2、选择盘存方式和盘存时间

突击性盘点是盘存现金的一个显着特点,要盘存现金就不应该事前与被查企业约定时间,也不应该使出纳人员事先知悉,以防制造假象,弥补漏洞,销证灭迹。选择盘点时间时,除已揭发出来的会计舞弊或发生其他刑事案件需及时清点现金外,常规性的检查可以选择在对企业和检查人员都较方便的时间。例如,选择在现金收付业务比较正常的时间内。盘点现金的日期最好不要与发放工资的日期相重,以免盘点金额过大。一般盘点时间宜选择在某一天的营业开始或结束的时间,即上下班的时间。这样,既易于盘点,又不影响被查单位的正常业务活动。

3、出纳员应做的工作

当检查人员到达出纳室并宣布对现金库存数进行盘点时,为了能够准确地确定库存现金的实有数额和应有数额,一切出纳业务活动应立即停止。出纳员首先应将现金全部放入保险柜,上锁,由检查人员盖印章,贴上封条,保险柜的钥匙仍可由出纳员保管。然后,要求出纳员结出当日或当时的现金日记账的应存余额。即要求其将有关应入账而尚未入账的现金收付款凭证登记入账(白条不能入账),然后结出余额。由于日记账要求当日的业务当日记,日清月结,因此,根据应入账而尚未入账的现金收付款凭证(尤其是原始凭证)上的制证日期,检查其是否与查证工作的当日相隔一日或数日,以便查证出纳员有无记账不及时以及由此所发生的挪用公款的问题。

4、确定库存现金的实存数额

为了查核库存现金的结存数额是否真实、正确,应对出纳员经管的现金作真实性的检查。在检查时,应同时对企业所有经管现金的人员进行全面检查,以防“拆东墙,补西墙”。为了明确责任,盘点工作应由出纳人员自己进行,检查人员、财务主管和其他有关人员在旁监督清点。在具体清点现金时,应视结余额的多少,采取不同措施进行处理。如果现金结存数额较少,盘点就比较容易。如果现金结存余额较多,为了便于清点,出纳人员应将现金按照票面金额进行分类,并在检查人员,财务主管和其他有关人员共同监督下进行清点。出纳人员初点后,再由检查人员当面复核。如果双方清点相同,则把现金退还出纳人员保管;如果结果不符,再由财务主管进行清点;再不相符,就应将现金退还出纳人员清点,直到双方清点的数额一致时,才能以此数额作为现金的实存数额。

5、填表编制《库存现金清点表》和《现金出纳报告书》

根据清点结果,将库存现金的账面应存数、清点实存数以及二者核对后的结果填入《库存现金清点表》和《现金出纳报告书》。实际工作中,由于未按规定进行“日清月结”和其他原因造成盘点日期与结账日期不一致,而要根据盘存日与结账日之间的账面收付金额,对盘存日账面应存额加以调整,使之成为结账日账面应存额,以验证结账日账面实存额与应存额是否相符。

当结账日期早于盘存日期时,调整公式为:

结账日账面应存额=盘存日账面应存额+盘点日至结账日账面付款额-盘点日至结账日账面收款额

账面应存额与清点实存数相互核对的结果不外乎三种情况:一是二者相符,表明无现金盈亏问题;二是账面应存额大于清点实存数,表现为现金盘亏;三是账面应存额小于清点实存数,表现为现金盘盈。

填表时,应将清点结果,即现金的实存数、账存数、账实差异、未入账的账单、借条、汇票、国库券和其他有价证券,如实填入表中。

6、确定盘盈或盘亏的原因

无论是发生了盘亏还是盘盈,都应通过调查分析确定其原因。对于盘亏,尤其应提高警惕,应进一步检查收款凭证与付款凭证以及总账,以确定现金盘亏是出纳员挪用公款或贪污公款所致,还是工作差错所致。一般而言,如果是大额盘亏,则可定性为挪用或贪污。此时,应对出纳员进行检查,促使其进一步交待问题,最终确定盘亏的原因;如果是小额盘亏在款发现其他可疑线索的情况下,由出纳员说明情况,并责令其即刻补交盘亏款项。同时,应对其工作作出相应的行政处分,这就是对工作差错所致进行的处理。对于盘盈,首先就应通过调查分析出纳员有无替他人代管现金的情况(事实上,在盘点前,都应要求出纳员事先声明)。如果盘盈的金额较小,一般可确定为出纳员在收付款时由于多收或少付造成的;如果金额较大,应考虑其是否为被查单位的“小金库”或其他舞弊问题,还需要进一步的综合调查分析来确定。总之,特别是要责令出纳员交待问题,以便查清问题的真相。

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